Kommunikationspolitik

Lundbeckfonden kommunikerer åbent og aktivt med alle fondens stakeholders.

Effektiv og målrettet ekstern kommunikation er en forudsætning for, at Lundbeckfonden kan skabe en klar profil i sin omverden og fremstå som en attraktiv uddeler, ejer, investor og arbejdsplads.

Lundbeckfondens kommunikation skal understøtte fondens purpose og strategi.

1. Ansvar og opgaver

1.1
Kommunikation er en integreret del af Lundbeckfondens arbejde, og alle medarbejdere har et ansvar for, at kommunikationen er i overensstemmelse med denne kommunikationspolitik. Det påhviler alle ledere at kommunikere åbent og ærligt om alle væsentlige emner til deres medarbejdere.

1.2
Fondens CEO fastlægger de overordnede rammer og mål for kommunikationsarbejdet i samarbejde med kommunikationschefen. CEOen er desuden den primære talsperson for fonden.
1.3
Ledergruppen tegner fonden i offentligheden gennem medieinterviews og lignende (fx.som oplægsholder på relevante konferencer). I hvert tilfælde vælges den person, der har de bedste forudsætninger for at repræsentere fonden i den pågældende situation.

1.4
Kommunikationschefen har som leder af kommunikationsafdelingen det udførende ansvar for fondens kommunikationsarbejde. Kommunikationschefen udarbejder fondens kommunikationsstrategi og prioriterer den løbende indsats af afdelingen med udgangspunkt i kommunikationsplanen. Det er kommunikationschefens opgave at sikre:

• At fondens purpose og værdier kommunikeres internt og eksternt
• At der konstant tilstræbes en optimal mediedækning af fonden
• At der etableres netværk, der sikrer kommunikationen på tværs af fondens aktivitetsområder, inklusive datterselskaberne.

1.5
Lundbeckfondens øvrige medarbejdere og ledere deltager i kommunikationsarbejdet i relevant omfang. Både selvstændigt og ved at holde medarbejderne i kommunikationsafdelingen opdateret og informeret om vigtige begivenheder samt relevant viden og fakta.

1.6
Bestyrelsen for Lundbeckfonden er som udgangspunkt ikke involveret i den løbende kommunikation. Alle pressehenvendelser til bestyrelsen henvises til bestyrelsesformanden, mens bestyrelsens medlemmer normalt ikke udtaler sig om eller på vegne af fonden. Bestyrelsesformanden udtaler sig typisk kun ved særlige begivenheder efter forudgående dialog med fondens CEO og/eller kommunikationschef.

1.7
Medarbejdere i fonden skal til enhver tid informere pressechefen om henvendelser fra pressen, da pressechefen er ansvarlig for at identificere den rigtige talsperson i fonden og om nødvendigt orientere fondens CEO og derigennem bestyrelsen, når det er relevant.

2. Ekstern kommunikation

2.1
Grundet Lundbeckfondens rolle i det danske samfund er det naturligt, at Lundbeckfonden tiltrækker og søger medieopmærksomhed. Medierne skal til enhver mødes med åbenhed og effektivitet. Enhver henvendelse skal derfor besvares hurtigt og korrekt.

2.2
Enhver kontakt til medierne skal koordineres af pressechefen i samspil med kommmunikationschefen.

2.3
Henvendelser fra medier og andre eksterne stakeholders skal – efter forudgående aftale med kommunikationsafdelingen – besvares af personer, der besidder den nødvendige detailviden inden for det område henvendelsen omhandler.

2.4
Enhver væsentlig information om Lundbeckfonden bør – så vidt muligt – gøres tilgængelig for fondens ansatte senest samtidig med offentliggørelse.

2.5
Sager der vedrører fonden og et eller flere datterselskaber skal håndteres i samarbejde med kommunikationsafdelingerne i de respektive datterselskaber.