Lundbeckfondens persondatapolitik for rekruttering

25. MAJ 2018

I forbindelse med at du sender en jobansøgning til Lundbeckfonden, er det vigtigt at gøre dig bekendt med denne politik for behandling af dine personoplysninger. Dette gælder uanset, om du søger uopfordret eller på baggrund af et stillingsopslag.

Lundbeckfonden som dataansvarlig – her kan du kontakte os

Lundbeckfonden behandler dine personoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

Dataansvarlig:
Lundbeckfonden
Scherfigsvej 7
2100 København Ø
CVR-nr. 11 81 49 13

Persondataansvarlig og kontaktperson, hvis du har spørgsmål vedrørende dine personoplysninger:

Søren Christiansen, Vice President Finance
E-mail: sc@lundbeckfonden.com
Direct: 39 12 80 25

Formål med Lundbeckfondens behandling af dine personoplysninger og retsgrundlag

De personoplysninger, som du afgiver i forbindelse med fremsendelse af din jobansøgning eller på anden vis som led i et rekrutteringsforløb, bliver alene anvendt og opbevaret til brug for gennemførelse af en rekrutteringsproces samt i forbindelse med en eventuel ansættelse.

Du opfordres i din ansøgning til alene at afgive relevante oplysninger, og ikke cpr-nr. eller andre oplysninger af følsom karakter, medmindre du mener, at det har betydning for din ansøgning.

Indhentning af referencer og baggrundstjek

Da Lundbeckfonden har en berettiget interesse i at finde de bedst egnede kandidater til et job i Lundbeckfonden, kan vi indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, uddannelsesinstitutioner eller andre relevante parter. Du kan derfor blive bedt om at give samtykke til indhentelse af referencer, som vi kan kontakte, hvis vi vurderer, at du skal videre i processen.

Vi vil i visse situationer – afhængig af stillingens karakter – foretage et baggrundstjek ved at søge oplysninger om dig via offentligt tilgængelige kilder som LinkedIn, Twitter, Google, CVR-registret m.v., i det omfang vi vurderer, at oplysningerne har relevans for varetagelsen af det pågældende job. Dette gør vi ud fra en berettiget interesse i at sikre, at vi ansætter den bedste kandidat – både fagligt og personlighedsmæssigt.

Du har ret til ved jobsamtalen – og ellers efter anmodning – at få oplyst, hvilke konkrete oplysninger vi har indsamlet om dig.

Følsomme oplysninger

Lundbeckfonden indhenter ikke følsomme personoplysninger (herunder helbredsoplysninger) uden dit udtrykkelige samtykke. I forbindelse med din ansøgning eller senest ved første samtale opfordres du til at oplyse om eventuelle helbredsmæssige forhold, som har væsentlig betydning for dine muligheder for at udføre det job, som du søger.

Videregivelse af personoplysninger til tredjepart

I tilfælde af at vi benytter eksterne virksomheder i forbindelse med rekrutteringsprocessen – herunder rekrutteringsfirmaer, udbydere af personlighedstests etc. – vil du blive orienteret herom.

Videregivelse af dine personoplysninger til eventuelle tredjeparter sker i henhold til skriftlige aftaler med de pågældende parter, som overholder de gældende regler, herunder krav til fortrolighed samt sletning af oplysninger efter rekrutteringsprocessens afslutning.

Opbevaring af personoplysninger

Lundbeckfonden opbevarer oplysninger om jobansøgere hos eksterne leverandører indenfor EU/EØS. Samarbejdet med leverandørerne er omfattet af skriftlige databehandleraftaler, som overholder de gældende persondataregler. Lundbeckfonden kontrollerer, at de anvendte databehandlere har tilstrækkelig it-sikkerhed.

Oplysningerne opbevares og behandles på en måde, der sikrer, at kun den HR-ansvarlige samt de personer, der direkte er involveret i rekrutteringsprocessen, får adgang til dine oplysninger.

Periode for opbevaring af personoplysninger

Lundbeckfonden opbevarer din ansøgning og andre oplysninger, indtil Lundbeckfonden har vurderet ansøgningen, og såfremt der er tale om et konkret stillingsopslag, indtil vi har gennemført og afsluttet rekrutteringsprocessen, dog maksimalt en periode på 6 måneder. Hvis du ansættes i Lundbeckfonden, vil din ansøgning blive opbevaret i løbet af dit ansættelsesforhold.

Har du fået foretaget en personlighedstest i forbindelse med rekrutteringen, vil resultatet af denne blive gemt indtil 6 måneder efter dens foretagelse, med mindre du giver samtykke til en længere opbevaring.

Får du ikke stillingen, men vurderer vi, at der kan blive behov for en person med dine kvalifikationer inden for en overskuelig fremtid, kan vi bede dig om samtykke til at opbevare ansøgningen længere end 6 måneder.

Rettigheder

I forbindelse med Lundbeckfondens behandling af dine personoplysninger har du følgende rettigheder:

  • Ret til indsigt i hvilke personoplysninger Lundbeckfonden behandler om dig, herunder formålet. Vi svarer inden rimelig tid, dog senest en måned efter modtagelsen af din henvendelse.
  • Ret til at få berigtiget fejlagtige oplysninger.
  • Ret til at få slettet eller stoppet behandlingen af oplysninger, som ikke længere er relevante for ansættelsen eller hvor grundlaget for behandlingen ikke længere er til stede, herunder hvis samtykke er tilbagekaldt.
  • Ret til at gøre indsigelse mod uberettiget behandling.
  • Ret til at klage til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.